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散裂中子源举办档案培训(101119)
时间 : 2010-11-19     

在散裂中子源(CSNS)工程办的组织下,11月19日下午,高能所综合档案室负责CSNS建档的杨燕做了关于“如何做好工艺设备的建档工作”的报告,详细叙述了工艺设备的归档范围和归档要求,并提出了下一步的建档工作。CSNS工程各系统的兼职档案员以及部分系统负责人参加培训 。

会上,马力副经理强调了大科学工程档案工作的重要性,指出档案验收是工程验收的重要组成部分,请各分总体、各系统必须重视建档工作。他还就建档工作提出了几点建议和要求:第一,要求各兼职档案员要注重平时文件材料的积累;第二,建议实行阶段归档,CSNS工程设计和制造周期较长,建议各系统要注意阶段归档,如设计阶段结束之后,即可对相关材料进行收集、整理、归档;第三,要求大家在建档过程中遇到问题要随时提出来,不要积压到最后,要早发现早提出早解决。

除了对兼职档案员进行建档培训,散裂中子源还开展了一系列与建档相关的工作:如在文件材料的形成阶段进行质量控制,从源头保证档案材料的准确性;在分总体会议上,对系统负责人进行建档培训,明确提出各系统的建档任务和要求;建立档案工作网络,确定负责CSNS档案工作的领导和部门,并明确人员和职责;结合工程实际,理顺CSNS工程文件材料的归档流程;对预研项目开展建档工作。

接下来,在全面推动预立卷工作的同时,还将参照国家和中科院的有关规定,结合工程实际,逐步制定并完善具体的业务规范,包括CSNS工程档案管理办法、CSNS工程文件材料归档范围和保管期限、CSNS工程档案分类表和档号编制规则、CSNS声像档案归档范围及要求以及CSNS建安工程归档范围及要求等。

CSNS工程办和所办综合档案室还将通过多种形式和途径,提高本单位各部门以及各参建单位的档案意识,使每位工程参与人员都意识到“人人都是建档责任者”,建档工作并不是一项额外的负担,工程档案是工程人员科研活动的真实记录,如果能够做好平时的预立卷工作,做到“随产生,随收集,谁负责,谁归档”,这对科研活动以及档案工作都是非常有利的。