中国科学院大科学装置发展已有多年的历史,积累了一定的管理经验,但管理水平与国际先进水平和发展的需要相比还有较大差距。国家中长期科技发展规划已把重大科技设施的发展放到一个非常重要的位置,一批新的大科学工程即将启动,提高管理水平成为一个现实而紧迫的任务。为此,中国科学院组织了“中国科学院大科学装置管理研究”课题,目的是总结已有的经验,分析存在的问题,提出改进的思路,并在此基础上进一步完善管理规章制度,本文即是对研究工作的总结。本文可看作《我国大科学装置发展战略研究及政策建议》的姊妹篇,文中许多论述是在该文基础上进一步深化展开的。文章分为上下两篇。上篇总结了从各个角度对大科学装置管理问题的思考,下篇则针对存在的主要问题,提出了若干改进措施,重点放在院层面的管理。在此次研究中,对国外,特别是美国能源部(DOE)的大科学工程管理工作进行了大量研究,本文没有专设一节加以介绍,而是融汇在各节的讨论中。本文并不是一个系统的研究报告,即使对论及的方面,也是突出关键之点。
一.我院大科学装置工作取得的成就
至今,我院已有8个大科学装置在运行中,包括用于高能物理、重离子物理、等离子体物理的专用研究装置,为多学科领域的基础研究、应用基础研究和应用研究服务的同步辐射公共实验平台,以及遥感卫星地面站、长短波授时台、遥感飞机等公益基础实施。这些装置的成功运行,极大地提高了我国在相关基础研究前沿领域的国际地位和战略高技术的研发能力,为国家经济建设、社会发展和国家安全提供了有效的服务。
北京正负电子对撞机是目前国际上唯一在τ轻子和粲粒子产生域附近研究τ粲物理的大型实验装置,取得了以τ轻子质量精确测量、R值精确测量、X1835新粒子的发现为代表的,具有重要国际影响力的成果,完成重大升级改造后,将继续保持τ粲物理研究的国际领先地位。兰州重离子加速器取得了以合成超重新核素为代表的重大成果,使我国跻身于国际重离子物理研究先进行列,扩建的重离子冷却储存环将进一步保持和提升我国在该领域的国际先进地位。HT-7托卡马克装置是世界上第二个实现高温准稳态等离子体放电的装置,成为国际上稳态高参数等离子体两大实验平台之一,即将竣工的EAST全超导托卡马克装置是国际上第一个全超导装置,使我国在核聚变能的研究领域处于国际前沿,得以在国际热核聚变实验堆(ITER)合作计划中占据重要地位。
依托我国同步辐射装置或采用在其上发展的实验技术,取得了一些具有重大国际影响力的成果。菠菜捕光膜蛋白结构测定确定了第三种具有光合作用功能的膜蛋白结构。SARS病毒主蛋白酶结构测定有助于揭开SARS病毒的秘密。燃烧实验中首次发现一系列不完全氧化过程的重要中间体-烯醇,对燃烧化学研究带来深远影响。贵州瓮安前寒武纪具极叶结构的磷酸盐岩胚胎化石的研究结果,填补了达尔文生物演化链条中缺失的一环。上述研究结果已在《自然》、《科学》等杂志上发表。
遥感卫星地面站的数据接收与分发量居世界前四位。遥感飞机已安全运行20年,累计飞行近6000小时,获得大量数据。它们提供的数据成为南水北调、西气东输等重大工程、土地利用动态监测、森林资源调查、国土测绘等有关工作的重要依据。长短波授时系统作为国家时间基准,长期保持稳定、精确,为卫星发射、神舟系列载人航天飞行等国家重大任务的圆满完成提供了重要授时保证,多次受到国家嘉奖。
通过装置建设、运行利用和发展,我院为国家培养和造就了一支颇具实力的工程技术、科研和管理队伍,包括许多优秀青年科技人才。其中不乏专业领域的拔尖人才和国际上有影响的科学技术专家。他们是我国大科学装置进一步发展的宝贵资源。
二.大科学装置发展及管理工作面临的挑战
我国已确立建设创新型国家的发展战略,加强创新能力建设是实现这一发展战略的一个关键举措,而大科学装置在创新能力的提升中占据非常重要的地位。国家中长期科技发展规划已经把重大科技设施的建设放到一个非常重要的位置,大科学装置的发展迎来了新的历史机遇。作为科技发展的国家队,我院在全国大科学装置的发展中一直处于重要地位,发挥了重要作用,在新的历史机遇面前应不辱使命,做出更大贡献。
我院已确定“创新跨越、持续发展”的目标,并把建设依托大科学装置的综合研究基地作为实现这一目标的战略举措之一。我院大科学装置的发展在服务全国科技界和满足国家需求的同时,必将极大地提升自身的科技创新能力,促进重大原始创新成果的产生。
我院迎来了机遇,同时也面临着挑战。
大科学装置建设工程技术综合、复杂,往往集许多先进技术于一身,因而建设过程中具有许多不确定性,而作为大中型基建项目又必须按照计划的工期和投资实现建设目标。国内外的实践都证明,这是一项十分艰巨的任务和严峻的挑战。
当今,世界科学技术前沿研究对大科学装置的先进性不断提出新的,更高的要求,建设高性能的装置成为各发达国家占领科技竞争战略制高点的一个重要举措。我院大科学装置的发展要面向国家战略需求和国际科学前沿,着眼于解决经济建设、社会发展和国家安全中重大的战略高技术问题和基本的科学问题,也面临着同样的态势。国家财力的提高,为我们应对这一发展态势创造了条件;与改革开放初期我院承担的大科学工程相比,许多在建和正在筹划的项目的规模、投资、难度明显增大,使得挑战变得更加严峻。
我院在建成的大科学装置上的科学研究已取得了丰硕的成果,但成果的原创性远远不够。我国科学技术的总体水平在不断提高,国家及科技界对大科学装置的科技产出相应也抱有更大的期望。即将启动的大科学工程建设起点都很高,瞄准了国际一流水平,使这种期望更加强烈。
国家对大科学装置的发展给予了巨大的投入,必须大幅度提高科学技术产出,为建设创新型国家做出与之相配的贡献,这是我们面临的又一挑战。
我们必须清醒地认识到面临的挑战,高水平地完成每一个大科学装置建设项目,提高装置的运行水平和开放共享水平,大力提高科技产出,不辜负国家及科技界的希望。
大科学装置发展面临的挑战也是对管理工作的挑战。加强管理工作、改进管理方式,提高管理水平已经成为一项十分紧迫的任务。
三.国际大科学工程实践给我们的启示
如何应对面临的挑战,发达国家大科学装置长期发展的实践给予我们许多重要的启示。
美国能源部(DOE)是世界上拥有高水平大科学装置最多的一个政府科学部门。不超预算,如期实现建设目标对于它们同样是严峻的挑战。质子加速器项目ISABELLE于1977年启动,因技术困难于1983年被迫停建。九十年代,超级超导对撞机项目SSC(Super Superconducting Collider)因多次要求大幅度调整预算,得不到国会认可,花费20余亿美元后下马。直到上世纪末,他们仍然为这一挑战困惑。表1是世纪之交DOE几项大科学工程的完成情况,其中上世纪末完成的几个项目都严重超预算和工期。
经过长期实践后,DOE认识到这一问题的严重性。2005年,尽管其大科学工程项目的完成情况已得到极大改善,DOE部长仍然向其下属警戒道 “成功的工程管理对于能源部至关重要。能否按预算如期交付工程直接影响我们在政府、国会、特别是美国公众中的声誉。”
在这种危机感下,DOE加大了对大科学工程的管理力度,出台了一系列管理文件,以及大量与之配套的实施细则、手册、指南、规范,并切实加以贯彻。在此过程中,DOE注意采用现代管理理论,提高管理水平,逐步将挣值管理系统作为其正式的管理规范。此外,还完善了管理体制、加强了管理人员培训和资质认证,采取了大量其它加强管理的措施。
通过上述措施,DOE大科学工程完成情况得到极大改善,这从表1中近几年的项目完成情况就可以看出。表2是DOE工程评估报告系统(Project Assessment and Reporting System — PARS)2006年4月报告的正在进行项目的进展情况,更明显地反映出这一变化。
DOE的实践给予我们一个重要的启示:按预算如期实现建设目标是国际大科学工程界面临的共同挑战,通过加强管理,完全可以战胜这一挑战。
中国科学院及其旗下的科学技术工作者和管理工作者,应在国际大科学工程界显示我们的能力,勇敢地面对挑战,通过不懈的努力战胜它们,并以此为我们的光荣和骄傲。
四.大科学装置的全生命期管理及生命期划分
大科学装置的全生命期管理要求以全程的眼光处理各个生命期的管理问题,要认识不同生命期的特点和管理重点,注意生命期之间的过渡和衔接。
按照自身的发展规律,大科学装置全生命期包括预先研究、工程建设、装置运行利用三个时期。
与多数一般基本建设项目不同,大科学装置建设项目立项前必须开展大量研究工作,我们将其称为“预先研究”。从大科学装置自身的发展规律来说,预先研究是一个非常重要的时期,好似胎儿的孕育。从这个视角,应该把预先研究看作大科学装置全生命期的一个重要组成部分。
装置建设是通过一个建设工程来实现的,大科学装置建设工程常被简称为“大科学工程”,但绝不能与大科学装置本身混淆。
工程建设中一个核心概念是工程基准(Project Performance Baseline),它由建设内容、性能、经费和工期四大要素组成。建设时期的任务是按照工程管理的要求,牢牢把握工程基准,按照基准的要求实现建设目标。
国家对大科学工程按照一般大中型基本建设项目程序进行管理,突出了管理节点,包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计报告、开工报告的审批和竣工验收,近年来正在考虑加强建设后评价。虽然没有作为一个正式程序,在过去的决策程序中,往往每五年国家主管部门会通过一定的工作步骤,制订一个立项计划,经国家科技领导小组批准后,再正式启动每个项目的立项建设程序。
我院必须重视这几个关键节点的控制,更应该重视达到这些关键节点的过程管理,明确将工程划分为“项目建议 — 可行性研究 — 初步设计 — 开工准备 — 建设实施”五个阶段。突出管理节点和突出工作阶段的两种做法反映了国家和部门管理的重点有所不同。
经常把上述五个阶段的前四个称作“工程前期”,本文也采用了这一约定俗成的概念。
大科学装置建成后的运行和利用则是其全生命期中的第三时期,是产出的时期,但同时又必须不断改进和发展,以适应科学技术发展的需要,提高产出能力。
大科学装置全生命期中的时期和阶段划分,以及管理节点,形象地表示在图1中。
五.大科学装置及其建设工程的特性及规律
为了建立适应于大科学装置及其建设工程的管理体系,必须充分认识其特性及规律。多年来,管理中出现的许多问题,与对它的特性及规律认识不足有较大的关系。
(一) 大科学工程具有鲜明的工程和科研双重性
大科学工程是大中型基本建设项目,它的设计建造有许多研究试验和技术攻关的内容,因而具有鲜明的工程和科研双重性。工程性是它的基本属性,科研性是它有别于一般基建工程的特殊性。我院第一次承担大科学工程的单位,对其基本的工程属性往往认识不足,工程观念不强,从事大科学工程管理者首先要补上这一课。另一方面,我国大科学工程实践的历史还不长,对其科研属性认识不够,应该加强这方面的研究。
1.大科学工程的工程属性
大科学工程的工程性突出表现在两方面。首先,立项前必须解决其基本技术可行性,即立项提出的工程方案必须能够实现,不存在颠覆性的技术问题。
其次是工程建设要严格按照工程的程序和规范进行管理。必须在工程建设中牢牢把握住工程基准,采取一切可能的措施,努力按照工程基准完成建设任务。工程基准是按照基建程序,经过不断优化和几轮论证确定的,不得轻易变动;确实需要变动时,要严格遵循基准变更程序。
本文的主要内容就是针对以上两方面的要求就我院的大科学工程管理进行讨论,因此,此处不作进一步的展开。
2.大科学工程的科研属性
从根本上来说,大科学工程的科研属性来自于其建设需求的特点。大科学装置的建设是为了满足科学技术前沿研究的需要,或者是为社会各方面提供高质量的科学技术服务,装置的技术性能成为在相关领域一个国家的国际竞争力的重要条件。发达国家不断致力于发展新型装置或新一代装置,以占据国际竞争的制高点,其原因就在于此。我国已有两个同步辐射装置,但其性能远远落后于国际上的第三代装置,我国在相关研究领域的研究水平大大落后于发达国家,一个重要原因就是受制于此。属于第三代的上海同步辐射装置的建成将使这一状态大为改观,我国科技界对此翘首以盼。
为了提高装置性能,往往需要采用新的科学原理、新技术,或者需要将已有的技术提高到一个新的水平,还需要研制大量高性能的非标部件。这就需要在工程建设之前开展大量的预先研究,并且在工程技术设计和实施中开展大量研究实验和技术攻关。这一点显著地有别于绝大多数一般基本建设项目。
大科学工程的科研属性主要体现在下述两个方面。
(1)大科学工程的研究实验
大科学工程的科研属性首先体现在工程前期需要开展大量研究试验,才可能获得一个优化的技术设计,确定一个合理的工程基准;往往还需要技术攻关,提升已有技术的水平,以满足实现总体技术方案的需要。即使这样,在建设实施阶段还可能因发生技术风险,需要进一步开展研究和技术攻关,不断优化工程设计。
通过研究,对于此问题我们形成以下四点基本认识,其中前两点说明为什么立项后还要开展研究试验,后两点则说明为什么这些研究必须在立项后进行。
1)立项后研究试验的目的有别于立项前预先研究。预先研究是通过关键技术研究,解决建设方案的“基本可行性”,即排除建设方案的颠覆性因素。立项后的研究试验则是为了选择和确定实现总体技术方案的最优的具体技术和工艺路线,为完成初步设计,确定工程基准提供依据。
2)为此,研究试验更多地针对“工程可行性”问题,包括下层(相对总体而言)技术方案的选择试验、特殊材料、器件等的选型试验、加工工艺试验、初样样机试验、批量加工的正样样机试验、系统技术接口的确定及试验;关键系统样机的初步集成试验等等。这些研究试验,对于化解技术风险,保证工程成功至关重要。
3)尚未立项,建设方案未经审定,就不能针对方案开展深一步的研究试验。脱离方案的超前研究,不仅会失去目标,还会带来财力、物力和人力资源的浪费。
4)立项后的研究试验需要相当多的人力和资金,工程立项前,队伍难以组织,资金难以筹措。这在我国目前的管理模式下是非常现实的问题。
工程前期的研究实验的重要性已被我国大科学工程的实践所证明。北京正负电子对撞机工程1984年10月启动后,国家计委拨专款4000万元(占总投资1/6)进行研究试验,当时叫预制研究,化解了风险,保证了工程建设高质量如期完成。反之 ,“九五”期间开始建设的大科学工程中,有的项目却出现了经费严重超支、工期拖长的现象,除原创性强,技术难度大的原因外,相当程度上与研究试验不充分有关。从正反两方面的经验,可以得出一个规律性的结论:大科学工程的研究试验是不可逾越的,凡是这样做的就成功;反之,就会有很大的风险,甚至遭受失败。
(2)大科学工程设计性能指标的实现
大科学工程的科研属性还集中体现在装置设计性能指标的实现过程,它与一般基本建设项目大为不同。尽管装置建设是按照研究试验优化后的技术设计进行的,但是,大量的系统、子系统和部件(其中相当多的是非标加工设备)集成在一起,对它们的参数进行匹配、调整,以达到总体性能指标,需要开展大量的工作。这当中需要大量数据的积累和分析,以至于大量的经验积累。其中暴露出来的一些问题(对这些问题在集成调试之前难以获得足够的认识)可能还需要通过集中的研究和技术攻关,甚至必要的技术补救才能解决。以上情况导致装置基本建成到实现设计的性能指标往往需要一个较长的过程。这是一个客观规律,已经被国内外大科学工程的大量实践所证明。
为了适应大科学工程的这一特点,应在设计性能指标之外,确定工程验收指标。验收指标的确定是一个需要认真把握的问题。验收指标应该包括两部分。一部分是与装置的总体设计性能指标一一对应的指标,它们是装置安装完成后,通过较短时间的调试就应该达到的总体性能指标。另一部分是装置的系统、分系统和重要部件的设计性能指标,它们在装置集成和总调前就应该达到,工程验收时应该认真地加以考查。它们的设计性能指标达到了,实现装置的总体设计性能指标就有了保障。在工程达到验收指标,通过验收后,应尽快投入初期运行,除了开展使装置达到设计指标的工作外,可以同时开展服务于装置科学目标的科学研究。这种做法既符合科学规律,也符合尽早发挥建设效益的原则,被国外的大科学工程管理普遍采用。
以上讨论说明,大科学工程的工程属性和科研属性是相辅相成,有机结合的。大科学工程中的科学研究和技术攻关活动恰恰是为了保证工程基准的科学性,并保证其得以实现,从而满足工程属性的要求。工程属性则给大科学工程中的科学研究和技术攻关活动指明目标,并加以有别于一般科学研究的管理约束。
在认识大科学工程的双重性时,必须强调不同装置的差别。对于技术复杂度不高,或主要通过标准产品集成的工程,其科研特性就较为弱,管理中应区别对待。
(二) 大科学装置建成后需要不断改进发展
有别于一般基本建设项目,大科学装置建成后主要产出是科技成果和高技术服务,强调社会效益和科学效益,而不是直接的经济效益;建成后要通过长期稳定的运行、不断的改进发展和持续的科学活动,才能实现预定的科学技术目标。因此,建成后还需要合理投入。
国际上通行的作法是在审定大科学装置建设项目时,把所需的投入放在一个“全生命周期”中加以考虑。在审定建设费用的同时,初步评估建成后需要的后续投入,包括运行经费、科研经费、改进发展经费,以致退役费用,作为建成后经费安排的初步依据。这样,就可以根据一定时期里国家对大科学装置发展的资源供给总量,从总体上把握新装置的立项建设,并使装置建成后的后续投入得到保证。
从当前的情况看,突出的问题是改进发展经费没有投入渠道,大大地妨碍了装置的发展和产出。究其原因,是对大科学装置建成需要不断改进发展这一特点缺乏足够的认识。这一特点主要体现在下述两个方面。
(1)大科学装置是高科技的产物,不仅建设时要尽可能采用当时最先进的技术,建成之后也要随着技术的发展,不断对其加以改进,提高其技术性能,保持装置的国际先进性。只有这样,才能满足科学研究迅速发展提出的需求,保证其国际竞争力。国外的科技界和管理者对此有非常充分的认识,一种流行的说法是“大科学装置建成之日就是开始改进之时”。
(2)由于大科学装置通常有较长的科学寿命,建设之时,只能根据对当时相关科学技术领域发展的情况,预见一定时期里对实验系统的需求,并据此确定相关建设内容。装置建成后要根据科学技术发展、研究工作进展、以及用户需求,陆续完善实验系统。如果对此不能做出及时的管理安排,将大大影响科学技术产出。我国的大科学装置实验系统薄弱是一个普遍的问题,不解决这个问题,装置的建设效益不能得到充分的发挥,是对资源的极大浪费。
事实上,不论国内还是国外,与装置主体同时建成的实验终端都不会很多。以同步辐射装置为例,一般初期建造的光束线仅占可建光束线的1/10到1/5,但国外装置建成后的几年间,大量光束线会陆续建造起来。以美国同步辐射装置APS(Advanced Photon Source)为例,它在建设时,仅建造了几条光束线,但现在已有51条光束线在运行中,其中大多是在装置建成后的几年间陆续建成的。我国正在建设的上海同步辐射光源建设期间将建造7条光束线,后续光束线的建设如果不能及时加以安排,将大大妨碍其建设效益的发挥。
图2是APS近几年经费投入情况,其中“ARIM”为加速器改进经费,“Capital Equipment”为仪器设备的投入经费。从中可以看出装置运行利用时期对改进和发展的投入力度。
(三)大科学装置的开放共享特性
科学技术资源的共享是我国科技条件建设中的一个重要话题,对于大科学装置,这一问题更为重要。因为大科学装置建设投入大,应用和服务面广,是国家的重要科技资源,共享是其固有的特性。
为了体现这一特性,大科学装置建设立项必须满足一定广度的社会和科技发展需求,同时在工程前期,需要用户的积极参与,以保证建设目标、建设内容的确定满足这些需求和用户的要求。
装置建成后的运行和利用更要体现这一特性的要求。必须把满足用户需求作为运行利用的最高宗旨,即使是专用研究装置也应如此,无一例外。对于专用研究装置,一般来说建设和运行单位往往是其主要用户,但也必须服务于全国在相关领域从事科学研究的其它用户。为了实现上述原则,应制定相应的管理规范,保证用户参与装置的管理。
大科学装置及建设工程的特性及规律,一方面对宏观政策提出了一些需要解决的课题, 本文最后一节将提出我们的建议;另一方面对建设单位及其上级部门的管理提出了很高的要求, 这将是本文讨论的主体。
六.树立先进的大科学装置管理理念
理念决定思维,思维决定行动。必须树立适应大科学装置管理特点的先进理念才能正确地认识和把握大科学装置管理中诸多方面的问题。
项目管理中有一个重要概念,即管理范畴。管理范畴通常被定义为管理深度、广度与质度之积分,即管理应该在什么深度,什么广度和什么质度上展开。这三个问题正是我们在研究大科学装置管理中需要把握的主要问题。对它们的把握形成一套管理理念。本节的讨论主要针对建设时期的管理,但这些理念对大科学装置全生命期的管理都应该是适用的。
1.管理介入
管理介入回答的是管理深度的问题。一般的科研项目,上级管理的重点是项目审批和结题验收,也注重过程管理,但介入深度较浅。较一般科研项目,上级部门对大科学工程的管理介入则应该更深入。
从一般的管理理念来说,一个项目运作如果完全在封闭的项目管理系统中进行,而没有外部因素介入,很容易发生偏差。其原因是任何管理系统都难免有弱点和不足,一些问题的发生可能是难以避免的,有的可能就是因为这些弱点和不足造成的。上级管理的适度介入可以弥补这些弱点和不足,避免或及时纠正项目运作中发生的偏差。
管理介入的作用体现在上级管理部门可以动员更多资源帮助项目解决重大问题,包括从更高的政策层面和更广的视角考虑解决问题的方案,动员项目单位之外的知识和经验帮助分析问题和制订解决措施,甚至可以合理地调配一些硬件资源。
目前我院机关对工程管理的介入深度明显不够,应大力加强;建设单位也应以积极的态度对待院机关和其它外部资源的管理介入。强调管理介入,并不意味着干预建设单位的内部管理,相反,应给以其充分的自主权。
2.对管理的管理
对管理的管理涉及管理的广度,即管理范围的问题。院机关对下属大科学工程的管理应包括两个方面。首先是围绕工程目标,对工程活动进行管理,以保证工程沿着既定目标推进。与上述管理同样重要的是对建设单位内部管理体系的管理,即对管理的管理,包括对其管理体系提出必要的要求,评价其管理体系是否满足这些要求并与工程规模、复杂程度、以及风险高低相适应,检查管理体系是否有效运作。
对前一项管理,尽管实践上还需要加强,但认识上基本是清楚的。对后一项管理,我们可能还缺乏足够认识。加强对管理的管理,可以提高建设单位的工程管理水平,保证工程良好进展,从而大大减轻院机关对工程活动管理的压力,从这个意义上说,它比对工程活动的管理或许更为重要。
3.精细管理
为了提高管理效力,大科学工程必须强调管理的严密性、严格性、及时性和闭环特性,即进行精细管理,此即为管理的质度。“精细化管理”是二十世纪九十年代以来西方盛行的一种管理理念,并已形成系统的理论,在国内也逐渐受到重视。精细化管理的对立面是粗放管理,是我国企业管理和项目管理中普遍存在的问题,国内许多管理专家和企业界人士认为“精细化是我国企业必须迈过的一个坎”,形象的说法是“细节决定成败”,“细节造就完美”。我们同样可以说,精细管理是我国大科学工程管理必须迈过的一个坎。
大科学工程的精细管理的重要性体现在许多方面。
大科学工程各类,各个层次,各个方面的活动关联性极强,牵一发,动全身。设计阶段的一个局部的改动,如果不加以严密的管理,忽视了对其它关联设计哪怕是一处的影响,都可能带来灾难性的后果。工程实施期间的变更更是如此。
管理必须严格,原因在于对于体量如此庞大,结构如此复杂的管理对象,如果要求都可以松动,实现最终目标就根本无法保证。对各级、各个工作单元的技术要求有所松动,哪怕是微小的松动,集成起来就无法保证装置的总体性能。如果大量工作单元的进度都在往后拖延,尽管拖延不多,对总体进度的影响恐怕就会非常可观。对工程实施中出现的各种问题,必须严格按照预期和计划,要求相关责任人千方百计加以解决。严格的对立面是变更,认可变更是不得已的情况下的管理行为。
大科学工程的动态特性提出了管理及时性的要求。大科学工程活动前后关联性很强,工程实施中背离计划和预期的各种情况经常发生。发生了问题如果不及时处置,将祸及后续活动及横向关联活动,通常,其负面影响会随着时间的推移逐步放大。
闭环管理的理念强调管理体系组成要素之间的相互作用,包括“响应”和“反馈”。获取信息之后,必须给以及时的响应,采取相应的管理措施。同样,管理措施施行后,在管理对象中必须有及时的响应,管理者必须关注管理结果。当管理结果不符合预期,则应基于新的信息做出进一步的决定:或者放弃原有预期,调整管理目标,或者采取新的管理措施,直至达到预期目标。上述闭环管理过程,属于反馈控制。在许多管理理论里,精细管理还要求前馈控制,即面向未来的控制。它要求依据现状和历史预测未来的走向和可能发生的问题,提前采取预防措施。这对大科学工程管理极为重要。
上述所有精细管理的要求都依赖于管理信息,而信息本身必须“精细”。必须精心设计信息规范,使其能够真实、完整、准确、有效,并及时地反映工程的实际情况,在说明取得的成绩的同时,易于暴露存在的问题,和进行未来预测。
精细管理理念还体现在管理规章本身。顶层规章一般是原则性的规定,诸如“管理办法”、“实施细则”这些下层规章则必须有很强的操作性,一些重要的问题,操作程序还必须“精细”到一定程度。下层规章如果还是一些原则性的条款则形同一纸空文。
不管是对于建设单位还是院机关,精细管理都会大大增大管理资源需求和管理成本。按照工程基准完成一项复杂的工程不是一件容易的事情,必要的管理资源和成本应不吝投入。
总结
我院大科学装置的发展取得了显著的成绩,但离国家需求还很远;我们既迎来了新的发展机遇,同时也面临严峻的挑战。必须认识大科学装置及其建设工作自身的规律和特点,树立符合这些特点的管理理念。建立符合这些特点和理念的管理体系,加强管理,面对挑战。
我院大科学装置管理工作虽然已形成基本完整的体系,但管理仍较为薄弱。管理规章制度作为管理体系的组成部分,对加强和规范管理极为重要。我院已出台的一些相关管理文件,已不完全适应新的管理要求和新的管理环境,需要加以修订。以下,我们将针对存在的主要问题,提出加强管理的主要举措。这些举措将通过制订的新的管理文件来体现。
(本文系《加强中国科学院大科学装置管理工作的思考》之上篇)